ККТ в устройстве платежного терминала - процесс регистрации.

Перед тем, как приступить к оптимизации бизнес-процессов, требуется правильно зарегистрировать приобретенную автоматизированную технику, чтобы избежать неприятностей с проверяющей комиссией.

Регистрационные документы ККТ, необходимые для подключения платежного терминала

Независимо от того, являетесь Вы какой-либо фирмой или значитесь как частный предприниматель, Вам нужно зарегистрировать каждую купленную единицу контрольно-кассовой техники, именующейся как КKT. Для этого в отделение налоговой приносятся бумаги:

1. Заявление. Единую форму для регистрирования ККТ можно найти на веб-сайте ФНС или в других официальных источниках. Она была утверждена 09 апреля 2008 и значится под номером MM-3-2/152@.
2. Договор. Это документ техподдержки приобретенного кассового аппарата, заключающегося между предпринимателем или фирмой и компанией-поставщиком техники.
3. Технический паспорт КKТ.

Для подачи заявления, владельцам следует обратиться в то отделение налоговой службы, в котором они, как налогоплательщики, состоят на учете. В случае обособленных подразделений подойдет то отделение, на территории которого находится подразделение. Физическому лицу (частнику или предпринимателю) требуется служба инспекции, чье подразделение закреплено по официальному месту проживания либо адресу последней прописки. При этом факт проживания обязательно подтверждается регистрацией в учетном столе возле прямого адреса проживания.

Заявление для прохождения процедуры регистрирования контрольно-кассового механизма, при условии, если оно подано одновременно с требуемыми бумагами, принимается в эти же сутки. Регистрационный процесс длится на протяжении следующих 5 дней, без учитывания выходных.

Этапы оформления КKT

Весь процесс делится на 4 основных этапа, все они обозначены в Административном регламенте под пунктом 30, а именно:

• Прием бумаг от юридического лица;
• Проверка на соответствие законам и правилам;
• Тестирование фискальных функций KKT;
• Конечное оформление платежного устройства.

После того, как юридическое или физическое лицо подало необходимые бумаги, они заверяются инспекцией, а вся важная информация оттуда переносится в базу данных и систему электронного документооборота.

Сотрудник ФНС отделения, куда переправились заверенные документы, начинает скрупулезную проверку технического договора и техпаспорта. Если устройство признано законным, отвечает всем требованиям и в нем не выявлено нарушений, представитель инспекции связывается с заявителем и согласовывает дату встречи для непосредственного тестирования контрольно-кассового инструмента. Специалист связывается по указанным в заявлении контактам, поэтому рекомендуется вписывать только актуальные и работающие телефоны, на случай непредвиденных обстоятельств лучше обозначить 2-3 номера.

Частное лицо или фирма должно не только самостоятельно явиться на встречу, но и пригласить поставщика оборудования или его доверенного человека. Зачастую осмотр агрегата проходит в том помещении, где собираются устанавливать технику, но из-за посторонних факторов (большого количества людей, погодных условий, шума) может быть перенесен в другую комнату. Осмотр и тестирование проводится специалистом, которого выделила налоговая, а происходит это в присутствии предпринимателя или владельца компании, подавшего документы, и поставщика аппаратов. Сначала устройства платежного терминала (автокассы) тестируются на исправность функционирования, после осматривается корпус и выявляются трещины либо дефекты. В последнюю очередь проверяется наличие символом государственного реестра, сервисного обслуживания, знаков с заводским номером модели и серия партии.

Для того, чтобы протестировать фискальные функции, у поставщика узнают защитный пароль и заходят в фискальную память устройства. Там проверяется правильная работа счетчиков и наличие реквизитов, которые будут печататься на выданном чеке. Не должно быть повторяющихся строк, опечаток и логических ошибок по типу 13-го месяца в году или 30 февраля в календаре. В конце выпускают первый тестовый чек стоимости 1.11 рубля, чтобы оценить его внешний вид, и снимают Z-отчет. Чек с отчетом прикрепляются к регистрационному заявлению и отправляются в хранилище на 5 лет.

На заключительном этапе сотрудник ФНС составляет акт, согласно которому денежный счетчик вновь обнуляется. Он заносит полученные в процессе тестирования данные о контрольно-кассовом механизме в специальную книгу учета и ставит заметку в техническом паспорте об успешном прохождении регистрационной процедуры. Учетная книжка отправляется в подразделение налоговой, где и будет вестись.

После этого к физическому (юридическому) лицу возвращается договор поддержки и паспорт КKТ, к ним прилагается карточка регистрации кассы. Карта должна храниться непосредственно в том здании, где установлена описанная в ней техническая единица. Там же должны находиться журналы учета вызовов технических мастеров и выполненных работ, что были совершены кассовым аппаратом со дня его включения. Эти документы могут потребовать представители инспекционной комиссии во время одной из проверок.

Как происходит регистрация KKT для банкоматов и платежных терминалов

Кассовые механизмы, которые используются в банкоматах и терминалах, требуется зарегистрировать в органе ФНС по идентичной процедуре с предъявлением подобного перечня бумаг.

Во время регистрационной процедуры фирма либо ИП могут получить отказ или просьбу пройти перерегистрацию. Частые причины отказа:

1. Некорректное оформление документов, наличие ошибок или серьезных опечаток, в том числе нехватка требуемых бумаг.
2. Эксплуатация модели, которая либо еще не включена в Госреестр, либо удалена из него.
3. Истечение периода амортизации. Для вычисления периода рассматриваются те нормативы, что применяются для техники, не состоящей в реестре.
4. Оборудование с явными внешними повреждениями, функциональными неисправностями, без индивидуального отличительного символа и марки-пломбы.
5. Попытка зарегистрировать аппараты, находящиеся в розыске или нарушающие закон.
6. Отсутствие или неправильное заключение договора о техподдержке кассовых агрегатов.
7. Контрольные ленты и чеки, чей формат не подходит под требования КKT.

Когда проверяющий орган отказал в оформлении или направил для перерегистрации, он в письменном виде оповещает предпринимателя (компанию) и обозначает основную причину отказа. Письмо присылается с документами, которые были поданы одновременно с заявлением.

Если прием документации прошел без замечаний, инспектор должен отправиться в офис организации для подключения платежного терминала, вмещающего в себя контрольно-кассовую составляющую, и проверить его месторасположение. Инспектор вместе с поставщиком оборудования и новым владельцем осматривают целостность пломб на аппарате, механизмы визуального контроля, четкость и правильность отображения монитором данных, присутствие требуемых реквизитов на чеке. Только после этого шага проводится фискализация, активируются накопители в фискальной памяти, происходит пломбировка банкомата.

Затем по идентичной схеме выдается регистрационная карточка, заводятся учетные книги и журналы, хранящиеся в офисе по месту установки KKT, возвращается документация, поданная в налоговый орган одновременно с заявлением.

Когда терминал оплаты меняет адрес своего расположения, физическое или юридическое лицо-владелец должен в этот же день уведомить службу. Уведомление отсылается в то отделение, где ранее происходило регистрирование оборудования, даже если по новому адресу аппарат будет значиться в другом районе. Единой формы для уведомления нет, можно формулировать его в любом виде, однако в тексте должна фигурировать следующая информация:

• Полное официальное наименование фирмы, ее организационно-правовая форма и банковские реквизиты. Индивидуальному предпринимателю требуется лишь ФИО и ИНH;
• Дата оформления физического/юридического лица;
• Адрес и номера телефонов;
• ФИО руководителя и главного бухгалтера, их актуальные контакты;
• Полное имя модели контрольно-кассового устройства, серийный номер с указанием даты реализации;
• Номер технического паспорта;
• Название организации, предоставляющей техподдержку кассового оборудования;
• Обозначение нового и старого месторасположения терминала оплаты или банкомата.

Нюансы перерегистрации и снятия оборудования с регистрации

Если понадобилась перерегистрация контрольно-кассовой техники, следует в налоговую службу (в то же отделение, в которое владелец устройства подавал ранее заявление) предоставить бумаги:

• Заявление для разрешения перерегистрации данной единицы техники, оно формулируется в произвольной форме;
• Документы ККТ, включающие техпаспорт и договор о техподдержке;
• Карточка, заведенная на агрегат при первой регистрации.

Во время процедуры инспектор отпечатывает фискальный отчет за период со дня включения контрольно-кассового устройства по день начала перерегистрации, и делает соответствующие записи в техпаспорте оборудования. Процесс длится до пяти рабочих дней с момента подачи документов.

Терминалы оплаты, кассы и банкоматы, у которых не истек нормативный срок амортизации, но которые были удалены из Госреестра ККТ по ряду причин, разрешается перерегистрировать исключительно на имя той же компании либо индивидуального предпринимателя, что фигурируют в роли владельцев. Допускается это лишь в некоторых случаях:

• Произошли изменения в названии фирмы;
• Организация переехала на новое место;
• Случилась реорганизация предприятия;
• Контрольно-кассовое оборудование внесли уставной капитал фирмы;
• Физическое лицо, на чье имя зарегистрировано оборудование, основал компанию и перестал числиться индивидуальным предпринимателем.

Для добровольного снятия банкомата или автокассы с регистрационного учета, нужно в орган ФНС, за которым числится учет данного оборудования, предоставить пакет бумаг. В их число входят: заявление с просьбой снять устройство с учета, заполненное в произвольной форме, регистрационная карточка и технический паспорт.

Все официальные процедуры, осуществляемые с контрольно-кассовым оборудованием, происходят в одном и том же служебном подразделении, за которым закреплена организация, подразделение или ИП. Стандартный срок любого процесса – 5 рабочих дней с момента отправки документов.

Для закрытия дела сотруднику понадобится фискальный отчет за предыдущие три года использования терминала оплаты или банкомата и такой же отчет за весь период эксплуатации. Далее инспектор записывает все показания денежных счетчиков и составляет соответствующий акт. Данные для входа в фискальную память заносятся непосредственно в техпаспорт, если ранее в нем не значились. В регистрационной карте оборудования и журнале учета делается пометка об успешном снятии с регистрации.

Карточка устройства, прекратившего свое функционирование и снятого с работы, отправляется на 5 лет в хранилище регионального налогового органа. Остальной пакет документов по покупке устройств платежных терминалов, автокасс и банкоматов, их утверждение для применения в бизнесе, а также по эксплуатации кассового оборудования, носителей информации из фискальной памяти и лент контроля обязан храниться не менее 5 лет в архивах физического лица или фирмы, в которой они использовались.

Бывают случаи, когда после плановой проверки инспектор или комиссия выдвигают решение самостоятельно снять с регистрационного учета новые работающие контрольно-кассовые устройства по ряду причин. Тогда организация либо владелец письменно оповещаются о снятии с учета своей KKT.